החיים בעולם המודרני כרוכים בחשיפה מתמשכת למידע כמעט אינסופי בכל תחום, החל ממידע בנושאי צרכנות וכלה במידע אישי ופרטי, המשמש עסקים רבים לבחון מחדש את היצע המוצרים, השירותים וההצעות השיווקיות באמצעות פלטפורמת BI. מה הייתה נקודת ההתחלה הטכנולוגית, אילו מוצרים מחליפה פלטפורמת BI וכיצד ניתן לשפר את הביצועים העסקיים בכל תחום באמצעות כלי BI מתקדם?
כיצד נהוג היה לרכז את הנתונים הארגוניים טרום עידן פלטפורמות ה-BI?
בימי העבר, טרום עידן האינטרנט, שעיקר הפנייה ללקוח נעשתה באמצעות הטלפון או מודעות פרסומיות ברדיו, בעיתונות הכתובה או בשלטי חוצות, המידע הלא מתוקשב תויק בקלסרים או תיקיות, קוטלג על פי נושאים ונחלק על פני שנים. ברוב המקרים, המידע הונח "כאבן שאין לה הופכין" אך כשהיה נדרש לשוב אליו הן מתוך הצורך לנהל קשרי לקוחות והן מתוך הצורך לשפר את השירות - הדבר היה כרוך בעצירת שגרת העבודה השוטפת והקצאת משאבים של אדם, זמן ומקום לנושא. מאז כניסתו של האינטרנט ואיתו מעבד התמלילים ותוכנת EXCEL המצב קיבל תפנית חיובית.
כיצד תוכנת ה-EXCEL השלימה את תהליכי ניהול המידע הארגוני?
תוכנת ה-EXCEL הקלה על ריכוז המידע במעבד התמלילים ואפשרה לתעד בקלות את תהליכי התיוק, לרכז בטבלה את הפניות הנכנסות, לבצע חישובים, להעביר מידע לגרף או תרשים ולהציג אותו באופן חזותי ברור ופשוט. יחד עם זאת, תוכנת ה-EXCEL לא החליפה את הצורך לתייק מידע בתיקיות ואף לא את הצורך לפתוח את הקובץ המתאים כדי לעדכן מידע חדש. כמו כן, קבצי האקסל אישיים ולא ניתנים לשיתוף אלא אם כן הם מוקמו בתיקיית רשת, וניתן היה להגדיר מראש, שניתן לערוך אותם (גם כאן לא כששני אנשים עובדים במקביל על הקובץ). הגרסאות הרבות שנוצרו לכל קובץ והקושי לתפעל אותם ולשמור על אמינותם לאורך זמן, הביאו לפיתוח טכנולוגי חדשני בדמות מערכת BI.
מהו הדור הראשון של מערכות ה-BI ?
מערכות ה-BI הראשונות הופיעו במקביל לכניסתן של הרשתות החברתיות. בזמן זה, פרסומים אינטרנטיים ומודעות במנועי חיפוש ריכזו רשימות של קהל המתעניין בשירותי או במוצרי הארגון והעבירו רשימות אלו אל מערכות CRM – מערכות לניהול קשרי לקוחות בארגון. במערכות ה-CRM תועדה למעשה כל צורת תקשורת, שנעשה מול הלקוח, החל משיחה טלפונית ועד פרטי עסקה ושמירה של תעודת אחריות. מערכות ה-BI הראשונות באו להחליף למעשה את קובץ ה-EXCEL במטרה "למשוך" מידע המתעדכן, בזמן אמת, במערכות לניהול המשאבים הארגוניים – ERP ומערכות הCRM - ולהציגו באופן טבלאי. יש לציין כי מערכת BI בדור הראשון היא לא יותר ממערכת הפקת דוחות מתוך שאילתות מובנות. לדוגמה: כמה מכירות בוצעו ברבעון האחרון או מי המוכר, שמכר יותר יחידות ממוצר מסוים. שאילתות אלו נבנו על ידי צוותי הפיתוח בשיתוף הצוות הניהולי במטרה לספק מידע חשוב בזמן אמת לצורך קבלת החלטות. מערכות אלו לא אפשרו תחקור של המידע, וכל שאילתה חדשה, הייתה צריכה לעבור דרך מחלקת הפיתוח.
עידן הביג דאטה ומערכות ה-BI מהדור החדש
בשנים האחרונות אנו רואים תנופה טכנולוגית, שבאה לידי ביטוי בכל תחום החל ממסכים מתקדמים ועד שילוט דיגיטלי, רשתות חברתיות חדשות, המאפשרות יותר מתמיד, תקשורת קלה ומהירה עם הלקוח. רשתות אופנה מכל העולם כבר מיישמות מודל האוסף מידע על העדפות המשתמשים בכל עת - גם אם אלו נמצאים בחנות, אפליקציות מסחר מאפשרות לאתר פריטים במהירות, לקצר את זמן המכירה ולא פחות חשוב להגדיל את נפח עגלת הקניות של הלקוח. עידן הביג דאטה מאופיין בתחרות ענפה, בה מותגים רבים מתחרים על אותו פלח שוק ומציעים לו, ברוב המקרים, כמעט את אותו מוצר בתצורות שונות. ומנגד, כשם שהעסקים פועלים בזירה צפופה, גם הלקוחות מוצפים במידע ויכולים, בקלות יתרה, לאתר את הפריט המתאים להם ביותר, במהירות שאין שניה לה.
כיצד עסקים מתמודדים עם המצב?
באמצעות מערכת BI מהדור החדש הכוללת תצוגות מידע מהירות, הארגון יכול לתחקר את הדאטה בחופשיות, ללא כל תלות בצוותי הפיתוח, לבצע מעקב אחר לקוחות, לנהל הזדמנויות, לנהל תקציב באופן מלא ואינטואיטיבי ממש - ללא עצירת תהליכי עבודה, תוך קבלת עדכונים בזמן אמת מכל מערכת או כלי, שהגוף הארגוני מקושר אליו. מערכות ה - BI החדשות משנות את התמונה לעסקים מכל סוג והיקף ומאפשרות להם לצלוח את אתגרי השעה.
